Wareneingangskontrolle im Labor: Sendung, Vial und Etikett prüfen

Die Qualität eines Referenzmaterials entscheidet sich nicht erst bei der Messung, sondern schon am Tag der Lieferung. Ein Vial mit beschädigtem Verschluss, eine vertauschte Füllmenge oder ein nicht dokumentierter Wareneingang lassen sich später kaum noch rekonstruieren. Dieser Beitrag beschreibt eine Wareneingangskontrolle, die in wenigen Minuten erledigt ist und spätere Fragen zuverlässig beantwortet.

1. Die Sendung von außen

Bevor der Karton geöffnet wird, lohnt ein Blick auf die Verpackung:

• Beschädigungen: eingedrückte Ecken, Risse, Spuren von Nässe. Sichtbare Schäden am besten vor dem Öffnen fotografieren.
• Nässe und Geruch: Feuchtigkeit im Karton ist für Lyophilisate das größere Risiko als Temperatur.
• Zustellung: Datum und Uhrzeit notieren, besonders wenn die Sendung längere Zeit an einer Paketstation oder im Hausflur stand.

Lyophilisierte Peptide sind für die Dauer eines üblichen Versands bei Raumtemperatur stabil, solange sie trocken und verschlossen bleiben. Warum das so ist und wo die Grenzen liegen, beschreibt Transport bei Raumtemperatur. Eine Kühlkette ist für Lyophilisate in der Regel nicht nötig; siehe Kühlkette beim Versand.

2. Inhalt gegen Lieferschein

Im zweiten Schritt wird der Inhalt mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen:

• Sind alle bestellten Materialien enthalten?
• Stimmen die Füllmengen — 5 mg oder 10 mg, Lyophilisat oder Kapselformat?
• Stimmt die Anzahl der Vials?

Verwechslungen bei Füllmengen fallen erfahrungsgemäß erst auf, wenn die Rekonstitution nicht zur erwarteten Konzentration führt. Ein Abgleich beim Eingang verhindert das.

3. Das einzelne Vial

Jedes Vial verdient eine kurze Sichtprüfung:

1. Verschluss. Die Bördelkappe muss fest sitzen und darf sich nicht drehen lassen; das Septum darf keine Einstichstellen aufweisen. Ein lockerer Verschluss bedeutet, dass Feuchtigkeit eindringen konnte. Aufbau und Funktion beschreibt Bördelkappe und Septum.
2. Glas. Keine Risse, keine Absplitterungen am Hals.
3. Etikett. Materialbezeichnung, Füllmenge und Chargennummer müssen lesbar sein und zur Bestellung passen.
4. Inhalt. Das Lyophilisat kann als kompakter Kuchen, als zerfallenes Pulver oder als Belag an der Wand vorliegen — alle drei Zustände sind nach einem Transport normal. Auffällig sind dagegen eine Verflüssigung, deutliche Verfärbungen oder ein glasig-klebriger Rückstand. Wie man das Aussehen beurteilt, erklärt Das Lyophilisat beurteilen.

Pulver am Stopfen ist kein Mangel. Es wird vor dem Öffnen durch kurzes Zentrifugieren nach unten geholt; siehe Das Vial vor dem Öffnen zentrifugieren.

4. Dokumentation

Die Wareneingangskontrolle ist erst vollständig, wenn sie aufgeschrieben ist. Ins Laborjournal oder die Bestandsliste gehören:

• Eingangsdatum und Bestellreferenz,
• Material, Füllmenge und Chargennummer jedes Vials,
• Ergebnis der Sichtprüfung,
• Lagerort und Datum der Einlagerung.

Die Chargennummer ist der Schlüssel, über den sich später jedes Ergebnis einer bestimmten Lieferung zuordnen lässt. Warum das zählt, besonders bei einem Chargenwechsel in einer laufenden Versuchsreihe, beschreiben Chargenrückverfolgbarkeit und Chargenwechsel im laufenden Versuch.

5. Zügig einlagern

Nach der Kontrolle gehören die Vials verschlossen in die vorgesehene Lagerung — für Lyophilisate in der Regel −20 °C, lichtgeschützt. Wer mehrere Vials desselben Materials erhält, lagert sie nach Chargennummer getrennt und verbraucht die ältere Charge zuerst. Details stehen in Lyophilisat richtig lagern.

Wenn etwas nicht stimmt

Bei einer beschädigten Sendung, einem fehlenden Material oder einer falschen Füllmenge:

• den Zustand fotografieren, bevor etwas verändert wird,
• bei Transportschäden den Schaden beim Zustelldienst dokumentieren lassen,
• uns möglichst innerhalb von sieben Tagen per E-Mail informieren, mit Bestellreferenz, Chargennummer und Fotos.

Die gesetzlichen Gewährleistungsrechte bestehen unabhängig von dieser Frist. Den Ablauf beschreibt Reklamation und Rücksendung von Forschungsmaterial.

Research Use Only. Alle im Katalog geführten Materialien sind ausschließlich für die wissenschaftliche Laborforschung bestimmt und nicht zur Anwendung am oder im menschlichen oder tierischen Körper bestimmt.